Grundsätzliches
Das Whistleblowing-Gesetz wurde vom Nationalrat verabschiedet. Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl von mindestens 50 Personen sind nun verpflichtet, ein System für Hinweisgeber einzurichten. Für Unternehmen, die zwischen 50 und 249 Beschäftigte haben, wird diese Verpflichtung erst ab dem 17. Dezember 2023 wirksam. Die Umsetzung des Hinweisgebersystems muss innerhalb von sechs Monaten nach dem Inkrafttreten erfolgen.
Welche Hinweisgeber sind wie geschützt?
- Hinweisgeber können alle Beschäftigte, Leitungs-/Aufsichtsorgane, aber auch Auftragnehmer, Lieferanten, Subunternehmer sein.
- Maßnahmen, die in Vergeltung eines berechtigten Hinweises erfolgt sind, sind rechtsunwirksam, insbesondere Maßnahmen wie Suspendierung, Kündigung aber auch Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen.
- Hinweisgeber haften nicht für die rechtlichen Folgen eines berechtigten Hinweisen bzw sind dabei nicht an Geheimhaltungsverpflichtungen gebunden.
- Bei einem wissentlich falschen Hinweis, bei Vergeltungsmaßnahmen, oder beim Versuch der Behinderung einer Hinweisgebung drohen Verwaltungsstrafen von 20.000 bis 40.000 Euro.
An wen wenden sich die Hinweisgebenden?
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG) ist das Hinweisgebersystem so zu gestalten, dass der Hinweisgeber dazu angeregt wird, sich vorrangig an das interne System zu wenden, bevor er von der externen Meldestelle Gebrauch macht. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine verpflichtende Anweisung für die Hinweisgeber ("Soft Law"). Das bedeutet, dass die Hinweisgeber grundsätzlich zuerst intern Kontakt mit dem Unternehmen aufnehmen sollen. Erst nach erfolgter interner Meldung sollten sie sich externer Kanäle bedienen, die von den zuständigen Behörden eingerichtet werden. Es ist jedoch zu beachten, dass die Hinweisgeber auch bei einer direkten Meldung über externe Kanäle geschützt sind.
Das HSchG nennt schließlich als letzte Eskalationsstufe die Möglichkeit der öffentlichen Bekanntgabe von Verstößen, zum Beispiel über soziale Medien. Eine solche Vorgehensweise sollte abgesehen von schwerwiegenden Fällen, wie beispielsweise einer Gefährdung des öffentlichen Interesses oder anderen Notsituationen, nur in Betracht gezogen werden, wenn zuvor interne oder externe Meldungen gemacht wurden und angemessene Maßnahmen nicht ergriffen wurden.
Welche Maßnahmen sollten Unternehmer setzen?
Die Unternehmen, die zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet sind, müssen durch entsprechende Verfahren sicherstellen, dass innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Bestätigung des Eingangs an den Melder erfolgt.
Die Betreuung des Hinweisgebersystems obliegt einer unparteiischen Stelle oder Abteilung innerhalb des Unternehmens, beispielsweise der Internen Revision oder der Compliance-Abteilung. Diese definierte interne Stelle muss mit den finanziellen und personellen Ressourcen ausgestattet sein, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind.
Nach Erhalt einer Meldung muss das Unternehmen unverzüglich Maßnahmen zur Analyse der Meldung einleiten, um die Glaubwürdigkeit der Informationen zu überprüfen und präventive Schritte zu ergreifen. Dem Melder sollte spätestens innerhalb von 3 Monaten vom Unternehmen eine Rückmeldung darüber gegeben werden, welche Schritte unternommen werden oder warum die Meldung nicht weiterverfolgt wird. Es ist zu beachten, dass je nach Art des gemeldeten Vorfalls den Verantwortlichen ein zeitlicher Druck auferlegt wird, um eine rasche Bearbeitung sicherzustellen.
Fazit
Das Gesetz legt strenge Anforderungen sowohl an das Hinweisgebersystem als auch an die Überprüfung der Hinweise fest. Es gibt klare und strikte Abläufe sowie Verpflichtungen zur Informationsweitergabe.
Es ist erforderlich, einen klaren Verarbeitungsprozess festzulegen, gesetzliche Zeitvorgaben einzuhalten, kontinuierliches Monitoring durchzuführen und sicherzustellen, dass Hinweise rechtlich konform und inhaltlich korrekt geprüft werden, um ihre Relevanz festzustellen.
