Aufbe­wah­rungs­pflicht für Unter­nehmer

2. Februar 2019 | Für Unter­nehmer

Im Geschäfts­leben stellt sich immer wieder die Frage, wie lange Bücher und Aufzeich­nungen sowie Belege aufzu­be­wahren sind. Es heißt als Grund­regel, diese Unter­lagen sind im Original 7 Jahre aufzu­be­wahren. Dies bedeutet, dass im Jänner 2019 die Unter­lagen von 2011 vernichtet werden können. Bei Betrieben mit abwei­chendem Wirt­schaftsjahr beginnt die Frist erst Ende des Kalen­der­jahres zu laufen. Zusätzlich gibt es jedoch Sonder­be­stim­mungen, zum Beispiel im Umsatz­steu­er­gesetz. Unter­lagen im Zusam­menhang mit Grund­stücken im Sinne des §2 Grund­er­werb­steu­er­ge­setzes sind 22 Jahre aufzu­be­wahren. Die 7 Jahre können auch verlängert werden, falls die Unter­lagen in einem anhän­gigen Verfahren im Zusam­menhang mit der Abga­ben­er­hebung benötigt werden.

Was bedeutet aber nun die Aufbe­wahrung im Original? Belege können sowohl in Papierform, als auch elek­tro­nisch, oder mit opti­schen Archi­vie­rungs­sys­temen aufbe­wahrt werden. Es ist bei einer elek­tro­ni­schen Aufbe­wahrung nur darauf zu achten, dass diese vor Ablauf der Aufbe­wah­rungs­frist jederzeit voll­ständig, geordnet, inhalts­gleich und urschrift­getreu wieder­ge­geben werden können.

Sollten die Belege bei einer Betriebs­prüfung nicht mehr auffindbar sein, kann die Abga­ben­be­hörde die entspre­chenden Beträge schätzen. Ob dies dem Steu­er­pflich­tigen entge­gen­kommt, bleibt dahin­ge­stellt.